Heilà gente!
Oggi volevo parlare della scrittura di e-mail, forma ormai consueta e consolidata per comunicare sia nel campo professionale che nel privato.
In particolare, volevo darvi dei consigli (soprattutto frutto della mia esperienza) per scrivere buone e-mail (e fare una discreta figura con l'interlocutore;-)! )
Partiamo dall'inizio: compilate correttamente i campi (mittente, cc, eventuali ccn) e soprattutto non scordatevi di segnalare l'oggetto della e-mail. E' importante soprattutto in campo professionale. Deve sintetizzare (nel modo migliore possibile) quello che scriverete nel corpo del messaggio e dare un'idea immediata del contenuto all'interlocutore. Se scrivete una mail privata, potete anche ometterlo, ma io vi consiglio di scriverlo ugualmente perchè è comunque un gesto di buona educazione verso chi va a leggere (per esempio, a me ricevere mail senza oggetto dà fastidio).
Se dovete scrivere una e-mail lavorativa:
Nel corpo del messaggio, si spiega in modo più preciso ed esaustivo l'argomento presentato nell'oggetto della mail.
In genere si comincia salutando il destinatario: Gent.mo/ma; Sig./Sig.a (che va bene sia per signora che signorina), Dott./ssa, M.o (Maestro nel caso vi rivolgeste a professori di musica), On., Ing., Cav. ... insomma inserite la qualifica o la carica del ricevente, se la conoscete. Nel dubbio un Sig./Sig.a va sempre bene.
Quindi comincia il corpo del messaggio nel quale scrivete quello che dovete comunicare.
E' buona norma cercare di scrivere con un tono adatto a colui che state interpellando.
Ricordatevi di comporre il vostro scritto in modo chiaro, sintetico, possibilmente evitando fraintendimenti o frasi poco limpide. Se non vi soddisfa quello che avete scritto, cancellate e riscrivete. La seconda volta, in genere, viene meglio.
Se state continuando una conversazione, quindi ci sono state delle mail in precedenza, rispondete al messaggio (cliccate su rispondi), non scrivete un nuovo messaggio, perché è norma utile avere lo storico dei messaggi a portata di mano del destinatario (e vostro). Dover andare a ricercarsi una mail precedente se non si ricorda un particolare fa perdere tempo e spazientisce l'interlocutore. Scorrere la mail che si è appena ricevuto per trovare quello che si cerca è più veloce e immediato.
Alla fine del messaggio centrale è consuetudine inserire frasi del tipo: Resto in attesa di vostra gentile risposta, Restando in attesa di vostra risposta..., attendo vostra ecc... se necessitate di una replica a quello che avete appena scritto. Sembra banale, ma spesso e volentieri c'è bisogno di sottolineare che si attende una risposta.
Poi spazio ai saluti finali: Cordiali saluti, cordialmente, ecc... e firma a conclusione di tutto. Ricordatevi sempre di firmare col vostro nome ed eventuale qualifica (sotto). In questo modo il ricevente avrà qualcuno a cui rivolgersi direttamente per la risposta.
Importante: evitate gli emoticon in questo tipo di mail.
Importante 2:
Leggete e rileggete quello che avete scritto. Se ci sono errori correggeteli, perchè un messaggio zeppo di imprecisioni fa una bruttissima impressione a chi la riceve. Al destinatario sembrerà un'e-mail scritta di fretta e senza pensarci troppo, senza cura (e quindi sembrerete uno che fa le cose di fretta e male sul lavoro). In ambito lavorativo questo è altamente sconsigliabile. Perdete quei 5 minuti a rileggere e ne guadagnerete in "buona impressione".
Se scrivete una mail privata i passaggi sono uguali a quelli della mail professionale: saluti iniziali, corpo del messaggio, saluti finali, firma. Cambia il tono che sicuramente potrà essere più colloquale e più libero. Questo dipenderà anche dal grado di conoscenza che avete con l'altra persona. E, se ne avete voglia, potete abbellire il messaggio con emoticon o disegnini vari. L'importante è usare il tono giusto nel rivolgervi al vostro interlocutore.
Infine, vi lascio i punti che tengo presente quando scrivo una mail:
1- Decidere tono e stile in base al tipo di mail che si va ad elaborare (professionale o privata).
2- Compilare correttamente i campi, oggetto compreso.
3- Scrivere in modo possibilmente chiaro e lineare e firmare sempre in calce.
4- Leggere e rileggere il testo per correggere errori e migliorare frasi che non ci sembrano venute bene. Inoltre, se inviate una mail con allegato, controllate di averlo inserito prima di cliccare su invia.
5- Cliccare su rispondi, se è una corrispondenza che continua (per avere lo storico delle mail in calce).
6- Mai scrivere o rispondere se si è preda all'ira. Vi assicuro che vi pentirete del messaggio inviato. Frasi pensate e scritte in un impeto di rabbia sono sempre
troppo. Scrivete o rispondete con calma e a mente fredda. Ringrazierete voi stessi per aver aspettato.
7- Un'e-mail è un messaggio immediato e dovrebbe essere un file leggero, salvo eccezioni, cercate di non inserire troppi abbellimenti al vostro scritto. E' più importante il contenuto della cornice. E poi rischiate che il messaggio non venga recapitato se troppo pesante.
8- Se non ricevete risposta in un tempo ragionevole, sinceratevi con la persona destinataria che il messaggio sia arrivato (le vie della rete sono oscure e infinite).
9- E infine, l'unico modo per impararare bene a fare qualunque cosa è provare e imparare dai propri errori. Io ho scritto un'infinità di mail prima di raggiungere questo piccolo vademecum!
Spero che questo post vi sia stato utile, e spero di aver accresciuto la vostra conoscenza e di avervi dato dei consigli graditi.
Alla prossima!
Chiara
